الرئيسية - اقتصاد و أعمال - أهمية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات الناشئة في السعودية

أهمية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات الناشئة في السعودية

أهمية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات الناشئة في السعودية
أهمية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات الناشئة في السعودية

أهمية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات الناشئة في السعودية

 

The Importance of Electronic Record Retention

 

أصبحت إدارة الوثائق و الأرشفة الإلكترونية عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحفظ المعلومات في الشركات السعودية والخليجية والعربية، حيث تساعد إدارة الوثائق و الأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير والحد من التخزين، وتخفيف المخاطر و التكاليف.

 

ويعتقد البعض بأن الأرشفة الإلكترونية هي عملية تحويل المستندات والوثائق الورقية الي مستندات إلكترونية وذلك بمسحها عبر أجهزة المسح الضوئي وتخزينها بطريقة ما عبر وسائط التخزين المتداولة، ولكن في الحقيقة أن هذا اعتقاد خاطىء، فإدارة الوثائق إلكترونيا تعمل بطريقة مختلفة.

 

وتكمن أهمية تحويل النماذج والتقارير من الطريقة اليدوية إلى سجلات الكترونية باستخدام تطبيقات وبرامج متخصصة بأسلوب احترافي لتسهيل أسلوب العمل، وهو الأمر الذي تفتقر إليه معظم الشركات الناشئة في عملها.

 

ولعل أبرز الأمور التي تسهلها عملية إدارة الوثائق والسجلات إلكترونياً للشركات السعودية:

 

سهولة تحديد التصنيفات اللازم بنائها ليتم وضع تلك السجلات فيها

 

سهولة تحديد ما هي المعلومات التي يتوجب تسجيلها ومن المصادر المختلفة

 

سهولة تحديد الفترة الزمنية اللازمة للإحتفاظ بتلك السجلات ولكل تصنيف تم تحديده فلا داعي أن تحتفظ المنشأة باالسجلات للأبد

 

سهولة تحديد التصرف اللازم لإتلاف السجلات عند إنتهاء فترة الإحتفاظ.

 

سهولة تدريب وتعليم جميع الموظفين في المنشأة وتوعيتهم بأهمية سجلات المنشأة وما الذي يجب الإحتفاظ به.
ويوفر نظام إدارة الملفات إلكترونيا العديد من الخدمات مثل إدارة أمن المعلومات وارشفة الكترونية وتأمين ومشاركة الملعومات داخل المنظمة، ويمكنكم الاعتماد على شركات خاصة للحصول على هذا النظام، ولعل أبرز تلك الشركة “شركة انفورت” التي تقدم العديد من الخدمات ولعل أهمها إدارة الوثائق إلكترونيا.

شاهد أيضاً

«طيران الإمارات» تقدم عروضاً فندقية للقادمين إلى دبي والمسافرين عبرها

«طيران الإمارات» تقدم عروضاً فندقية للقادمين إلى دبي والمسافرين عبرها

أعلنت شركة طيران الإمارات، أمس، عن تعاونها مع مجموعة من الفنادق ومرافق الترفيه في دبي …

33 تعليق

  1. “continuously i used to read smaller content which as well clear their motive, and that is also happening with this article which I am reading now.”

  2. Muchos Gracias for your article post.

  3. A big thank you for your blog article.Really looking forward to read more. Cool.

  4. “Really appreciate you sharing this blog.Thanks Again. Really Great.”

  5. Really enjoyed this post.Really looking forward to read more.

  6. Great blog article.Thanks Again. Awesome.

  7. “I pay a quick visit every day some blogs and websites to read posts, but this blog presents feature based articles.”

  8. Wow, great article.Thanks Again. Really Great.

  9. Im grateful for the article post.Much thanks again. Really Great.

  10. Really appreciate you sharing this post.Really looking forward to read more. Great.

  11. Major thanks for the article post.Really thank you! Great.

  12. Thank you ever so for you blog.Much thanks again. Keep writing.

  13. Im obliged for the article post.Really thank you! Will read on…

  14. I appreciate you sharing this blog.Thanks Again. Great.

  15. Great blog.Much thanks again. Really Cool.

  16. Major thanks for the blog post. Keep writing.

  17. I think this is a real great blog article.Really thank you! Will read on…

  18. Thanks so much for the blog.Thanks Again. Fantastic.

  19. A round of applause for your post.Really looking forward to read more. Cool.

  20. Thank you for your blog.Really looking forward to read more. Want more.

  21. I cannot thank you enough for the blog article.Really thank you! Awesome.

  22. Fantastic blog article.Really thank you!

  23. Muchos Gracias for your article post.Really thank you! Fantastic.

  24. I cannot thank you enough for the blog post.Really thank you! Really Great.

  25. This is one awesome blog.Really looking forward to read more. Really Great.

  26. Appreciate you sharing, great article post.Really looking forward to read more.

  27. I think this is a real great article.Really looking forward to read more. Want more.

  28. Say, you got a nice blog article. Fantastic.

  29. Say, you got a nice post.Much thanks again. Great.

  30. Carpet Cleaning Springfield IL 1101 Kingshighway Springfield, IL 62702 +1 217-441-2563

  31. Wow, great post.Much thanks again. Really Cool.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *